قوه قضائیه سازمان اسناد رسمی ندارد/خروج 4 هزار و 700 سند دوران قاجار و پهلوی از محرمانه بودن

به گزارش خبرنگار ایلنا، نشست تخصصی «دسترسی به اسناد» صبح امروز (12 مردادماه) با حضور معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ، رئیس مرکز اسناد مجلس، رئیس مرکز اسناد قوه قضائیه، رئیس مرکز اسناد آستان قدس رضوی و رئیس مرکز اسناد وزارت امور خارجه در ساختمان آرشیو ملی ایران برگزار شد.

قوه قضائیه هنوز یک سازمان اسناد رسمی ندارد

حسین زرینی (رئیس سازمان اسناد قوه قضائیه) در این نشست برای توضیح سازوکار جمع‌آوری و ارائه اسناد در سازمان متبوع خود گفت: قوه قضائیه هنوز یک سازمان اسناد رسمی ندارد و ما به صورت یک اداره اسناد بایگانی ولی در سطحی با گستره کشوری فعالیت می‌کنیم. در حقیقت این اداره تمام سیاست‌گذاری‌های مرتبط با دادگستری‌های سراسر کشور را در خود جای می‌دهد. اساسا نوع و جنس نگاه به اسناد در قوه قضائیه با دیگر مراکز آرشیوی کشور متفاوت است. طی این 12 سالی که تغییرات و اصلاحاتی در روند اسنادی قوه قضائیه انجام شده ولی همچنان نیازمند کارهای بیشتری هستیم.

زرینی افزود: تا همین چند سال پیش نگاه به اسناد در قوه قضائیه کاملا سنتی بود و اصلا دید پژوهشی و تحقیقاتی نسبت به اسناد وجود نداشت بر همین اساس تنها مستنداتی که ارباب رجوع‌ها در حین روال‌های حقوقی به آن نیاز پیدا می‌کردند ارائه می‌شد و تنها چنین اسنادی مستقیما از طرف شعب دادگاه‌ها از اداره بایگانی خواسته می‌شد. ذره ذره تغییراتی برای نوع نگاه به اسناد صورت دادیم تا بتوانیم توجه به پژوهشگران را نیز مدنظر قرار دهیم.

او با اشاره به اهمیت اسنادی که در سازمان مرکز اسناد قوه قضائیه وجود دارد، اظهار داشت: بسیاری از سندهای موجود در این سازمان واقعا سندهای تاریخی مهمی هستند و مثلا وقایع مرتبط با فدائیان اسلام و بسیاری از شخصیت‌های مشهور تاریخی را نیز شامل می‌شود. در حال حاضر درجات تشکیلاتی باعث شده اداره بایگانی و مرکز اسناد تا حدودی از هم منفک شده و شناسایی اسناد در سه سطح غیرضروری (مثل اسناد برگه جریمه و ...)، ضروری (مثل انحصار وراثت یا پرونده‌های قتل و ...) و اسناد مهم و ملی که به اعتبار شخص و جریانات سیاسی برمی‌گردد (مثلا سندی مربوط به یک دعوای ملکی وجود دارد که یک سر آن نیما یوشیج شاعر مشهور است) تفکیک شوند. کار جداسازی و دسته‌بندی این سندها را نیز افرادی متخصص با تحصیلات مرتبط انجام می‌دهند و قطعا برکات این کار در حوزه پژوهش کشور خودش را نشان خواهد داد.

رئیس سازمان اسناد قوه قضائیه در مورد فرآیند واگذاری اسناد گفت: از قدیم رویه این بود که بعد از بررسی و تفکیک اسناد بسیاری از آنها برای حفظ و نگهداری به آرشیو سازمان اسناد سپرده می‌شود در حال حاضر نیز بسیاری از این اسناد در سازمان آرشیو فهرست نویسی شده‌اند فقط نزدیک به 17 هزار گونی پرونده مربوط به دهه 70 به این سازمان ارجاع داده شده است. در بحث دسترسی پژوهشگران به این اسناد نیز نیازمند آیین‌نامه و دستورالعملی مشخص هستیم که البته به نوعی پایه‌های اصلی نگارش آن جلو رفته است. از نظر ما تمامی اسناد بعد از آیین‌نامه‌ای که ما را موظف به واگذاری سندها به سازمان اسناد کرد دیگر در اختیار آرشیو ملی است و تصمیم‌گیری در این باره با این نهاد است.

او تاکید کرد: قوه قضائیه هنوز در حوزه قوانین آرشیو و آرشیوداری آیین‌نامه‌های مشخصی ندارد و در این باره خلأ احساس می‌کنیم ولی همانطوری که احساس شد دست کم در آیین‌نامه‌های موجود تفکیک و دسته‌بندی اسناد به صورت ریز و اصولی انجام می‌شود.

زرینی درباره اسناد مرتبط با وزیر دادگستری دکتر مصدق نیز گفت: عدم در اختیار قرار دادن این اسناد به پژوهشگرانی که نیاز داشتند این است که همانطور که اشاره شد مرکز ما به تازگی از سطح یک اداره کل بودن خارج شده و به نوعی می‌تواند در تصمیم‌گیری‌ها تاثیرگذار باشد در مورد اسناد مرتبط با وزیر دادگستری دکتر مصدق نیز اول باید طبقه‌بندی پرونده‌ پرسنلی شعبه‌های فعالیت و ... نیز باید انجام شود. اگر قوه قضائیه یک مرکز اسناد ویژه خود داشته باشد در چنین شرایطی سریعتر و اصولی‌تر می‌توانند پاسخگوی درخواست‌ها باشند.

بیشتر اسناد موجود در آرشیو اسناد مجلس به دو مجلس شورای ملی و سنا برمی‌گردد

علی ططری (رئیس سازمان اسناد مجلس شورای اسلامی) نیز در توضیح فعالیت‌های مرتبط با جمع‌آوری اسناد سازمان اسناد مجلس شورای اسلامی گفت: بیشتر اسناد موجود در آرشیو اسناد مجلس شورای اسلامی به دو مجلس شورای ملی و سنا برمی‌گردد و بنا بر آخرین آمار 14 میلیون برگ سند در این حوزه در اختیار داریم. در 5 ،‌6 سال اخیر تنوع و تکثر بهتری به سندها داده‌ایم و اخیرا نقشه‌ها و پوسترهای مرتبط با مجلس نیز به اسناد ما اضافه شده‌اند.

ططری با اشاره به فرآیند در اختیار قرار دادن اسناد مجلس به پژوهشگران بیان کرد: براساس آیین‌نامه‌ای که در شهریور 87 تصویب و اجرایی شد دیگر پژوهشگران محدودیت تعداد 5 تا 7 برگی اسناد تحت اختیار را ندارند مگر در مورد سندهایی که به امنیت ملی زندگی خصوصی مردم و ... بازمی‌گردد. در حال حاضر فهرست‌نویسی اسناد مرتبط با بعد از انقلاب نیز آغاز شده و انشاءالله تا قبل از پایان سال آینده آیین‌نامه مخصوص این آرشیو هم نگاشته می‌شود.

وی افزود: مرکز اسناد مجلس به نوعی هم نقش بایگانی را دارد و هم نقش مرکز اسناد را بازی می‌کند همچنین در این مرکز 25 هزار رکورد اسناد دولتی مربوط به اسناد خاکستری نگهداری می‌شود همچنین اسناد مرتبط با سازمان ملل که از نظر حجم و تعداد باعث شده کتابخانه مجلس یکی از کامل‌ترین آرشیوهای منطقه را داشته باشد نیز جزو اسناد ما هستند. اسناد دیداری و شنیداری مرکز اسناد مجلس از مرز 150 هزار عکس گذشته که 110 تا 115 هزار عکس از آنها علمای شیعه را شامل می‌شود همچنین در زمینه نقشه و پوستر 2 هزار پوستر مرتبط با انقلاب که از نظر بازه زمانی سال‌های 56 تا 63 را پوشش می‌دهند در آرشیو داریم.

رئیس مرکز اسناد مجلس یادآور شد: به لحاظ هزینه و قیمت در اختیار قرار دادن اسناد نیز ارزان‌ترین مرکز اسناد کشور هستیم و مبلغ 200 تومان در شرایط عادی و 100 تومان برای دانشجویان تعرفه ما است عکس‌ها نیز با قیمت 500 تومان و گاها با تخفیف 200 تومانی در اختیار پژوهشگران قرار می‌گیرد.

او همچنین از تشکیل دبیرخانه کارگروه مهتاب خبر داد و گفت: دبیرخانه کارگروه مهتاب که 17 ، 18 مرکز اسنادی کشور را شامل می‌شوند آغاز به کار کرده و این مراکز کم‌کم سندهای خود را ارائه می‌دهند می‌خواهیم با تشکیل یک سازمان متحد پژوهشگران بتوانند مشخصا از طریق این دبیرخانه درخواست‌های خود را به صورت منسجم پیگیری کنند.

مراکز اسنادی حق پژوهش و چاپ انحصاری اسناد را ندارند

شهرام یوسفی‌فر، معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی نیز با اشاره به اینکه بایگانی در کشور ما از زمان مشروطه جدیت بیشتری پیدا کرده و نهایتا به تاسیس سازمان آرشیو ملی ایران منجر شده، گفت: قوانین مقررات شیوه‌نامه‌ها و هر آنچه که باید در زمینه جمع‌آوری و در دست قرار دادن اسناد داشته باشیم به صورت کارشناسی و سلسله‌مراتبی توسط شورای ملی اسناد ایران که یک نهاد حاکمیت بالادستی محسوب می‌شود به تصویب می‌رسد. در این شورا نمایندگان دستگاه‌های مختلف سیاسی دیپلماسی قضایی و ... به همراه دو شخصیت نخبه در حوزه تاریخ ایران حضور دارند همچنین در کمیته خرید اسناد دادستان دیوان محاسبات کشور نیز عضو است به همین دلیل می‌توانیم بگوییم انضباطی مشخص در حوزه آرشیو و اسناد کشور وجود دارد.

وی تاکید کرد: در دنیا نیز سوابق آرشیوی کم نیست و سایر کشورها نیز تجربیات قابل استفاده‌ای در این حوزه دارند که به صورت سالانه و در مجامع بین‌المللی در اختیار ما نیز گذاشته شده و مورد بررسی و استفاده قرار می‌گیرد. بیشتر اسناد موجود در آرشیو ملی به دستگاه‌های دولتی مربوط می‌شود و تعداد کمتری نیز به نهادهای خصوصی و غیردولتی ارتباط دارد. تمامی اسناد نیز برای اینکه بتوانند در اختیار پژوهشگران قرار بگیرند ابتدا باید ارزیابی و دسته‌بندی شود. برخی از دستگاه‌های به دلیل تنوع ساختار ملاحضات خاص خود را در دسته‌بندی و عرضه اسناد دارند که به این موارد نیز توجه داشته باشیم.

یوسفی‌فر در پاسخ به انتقاد برخی پژوهشگران مبنی بر اعمال سلیقه در واگذاری اسناد به آنها گفت: اصل آیین‌نامه ما نحوه دسترسی به اسناد را مشخص کرده و این کار براساس یک سری قوانین انجام می‌شود مگر در بندهای استثنا که آنها نیز کاملا روشن و مشخص هستند تمام این موارد برای این است که در دسترسی پژوهشگران به اسناد اعمال سلیقه بروز نکند. البته فرهنگ‌سازی درست برای کارکنان مرکز اسنادی و روشن کردن این مطلب که هیچ مرکز اسنادی اجازه پژوهش و انتشار اسناد را ندارد می‌تواند به جلوگیری از برخی ممانعت‌ها برای در اختیار قرار دادن اسناد به پژوهشگران کمک کند.

معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی یادآور شد: اصولا یکی از خطاهای مراکز اسنادی این است که در سایر حوزه‌ها تداخل به وجود می‌آورد تداخل به این معنی که ماهیت فعالیت‌های مراکز اسنادی جمع آوری و نگهداری اسناد است و حق پژوهش و چاپ آنها را ندارند برای همین است که ما در آرشیو ملی جز در مواردی که به ضرورت پیش می‌آید چنین اقداماتی انجام نمی‌دهیم البته اگر پژوهشگری در این مراکز شاغل است به صورت شخصی می‌تواند خارج از ساعت اداری پژوهش خود را انجام داده و آن را منتشر کند درثانی خود پژوهشگران نیز چنانچه به مواردی برمی‌خورند حتما باید به ما اطلاع دهند تا عدم در اختیار قرار دادن اسناد برای آنها پیگیری کنیم.

او سپس درباره امکان‌سنجی تشکیل یک شبکه آرشیوی سراسری در کشور گفت: تشکیل یک شبکه آرشیوی با یک فهرست مشترک یک آیده‌آل است و ما فکر می‌کنیم می‌توان با اقدامات مناسب پرتال آرشیو ملی ایران تغییراتی داشته باشد به این صورت که اسناد تنها با دیتاهای محدود بارگذاری شده و پژوهشگر با جستجو دست کم بتواند محل نگهداری آن سند را به دست بیاورد اما واقعیت این است که شیوه‌های نگهداری و فهرست‌نویسی در مراکز اسنادی آن قدر متفاوت هستند که اشتراک گذاری یکسان عملا کاری سخت به حساب می‌آید با این حال تا 40 روز دیگر عملیاتی شدن این برنامه و طرح شبکه مهتاب اجرایی و آغاز می‌شود.

یوسفی‌فر در توضیح فرآیند درخواست اتباع خارجی برای استفاده از اسناد آرشیو ملی ایران گفت: اتباع خارجی برای استفاده از اسناد ما باید رسما از کشور مبدا تقاضا بدهند محققی که با ویزای توریستی به ایران وارد شده حق استفاده و  اجازه دسترسی به آرشیو اسناد ملی را ندارد چرا که ما باید از عهده پاسخگویی در مسائلی که خارج از کشور طرح می‌شود، باشیم.

درخواست الکترونیک سند و ارسال برای پژوهشگر

ابوالفضل حسن‌آبادی، رئیس مرکز اسناد آستان قدس رضوی نیز با تاکید بر اینکه به دلیل شرایط کاری این موسسه نوع سیاست‌ها و دسترسی‌ها به اسناد این مرکز متفاوت خواهد بود، گفت: سیاست کلی ما فراهم کردن امکان دسترسی برای عموم مخاطبان است البته شرایط سیاسی اجتماعی نوع خود سازمان در واگذاری‌ها بی‌تاثیر نیست و البته معمولا نظر شخصی هم در حاشیه وجود دارد که سهولت در دسترسی را مدیریت می‌کند. آستان قدس رضوی دو حوزه اسنادی و حوزه مطبوعات مجزا را دارد که مشترکا فعالیت می‌کنند.

رئیس مرکز اسناد آستان قدس رضوی اضافه کرد: یکی از مهمترین سندهای این سازمان سندی مرتبط با سال 504 هجری است که به نوعی قدیمی‌ترین سند کشور نیز محسوب می‌شود مرکز آستان قدس همچنین 69 هزار سند از دوران صفویه، 32 هزار صفحه سند از دوران افشاریه و 600 هزار سند از دوران قاجاریه را حفظ و نگهداری می‌کند علاوه بر اینها 11 هزار عنوان منبع دیداری و شنیداری و 14 هزار ساعت مصاحبه، 4 هزار روزنامه و 19 هزار مجله نیز در مرکز اسناد آستان قدس رضوی موجود است. این مرکز در حوزه خراسان نیز با یک نگاه جامع به شرق و خراسان نیز در حال جمع‌آوری اسناد مرتبط با این خطه است. تمامی اسناد نیز در مخزن اصلی به صورت دیجیتال ثبت شده‌اند.

به گفته حسن‌آبادی، مرکز اسناد آستان قدس رضوی امکانات ویژه‌‌‌ای برای پژوهشگرانی که از خارج از خراسان رضوی نیاز به اسناد موجود در این سازمان راه پیدا می‌کنند، تدارک دیده که درخواست الکترونیک و ارسال برای پژوهشگر و یا استفاده از محقق از راه دور با پرداخت هزینه‌ نمونه‌هایی از آنهاست.

4 هزار و 700 سند دوران قاجار و پهلوی از محرمانه بودن خارج شدند

در ادامه بهزاد خاکپور، رئیس مرکز اسناد وزارت امور خارجه با اشاره به اینکه این مرکز قدیمی‌ترین مرکز ایران به شمار می‌رود و بعد از سازمان اسناد دومین مرکز اسناد رسمی کشور است، گفت: در مرکز اسناد وزارت امور خارجه 50 میلیون برگ سند نگهداری می‌شود که 18 میلیون سند مربوط به دوره پهلوی است و یک و نیم میلیون نیز سند از دوره قاجار موجود است مابقی اسناد به دوران جمهوری اسلامی مربوط می‌شود.

خاکپور ادامه داد: هر محقق در بدو ورود به سازمان مرکز اسناد وزارت خارجه به 5 مجموعه سند تفکیک شده که فهرست‌نویسی شده‌اند دسترسی خواهد داشت همچنین یک مجموعه 23 جلدی با نام اسناد مکمل که از 50 سال پیش به اهتمام وزارت خارجه دکتر زاهدی آغاز شده نیز در این مرکز وجود دارد. علاوه بر اینها 313 جلد تاریخ ایران و همسایگان خلیج فارس تحت عنوان اسناد PRO نیز تماما اسکن و فهرست شده‌اند البته کار فهرست‌نویسی فارسی برای این مجموعه هنوز تمام نشده است. 97 هزار نقشه که 414 اصل نقشه قاجار آن در حافظه جهانی یونسکو ثبت شده و 16 هزار عکس از دیگر اسناد موجود در مرکز اسناد وزارت امور خارجه هستند. از آنجایی که تمامی دستگاه‌ها موظف هستند هر گونه توافقنامه و معاهداتی که صورت می‌دهند را در اختیار این مرکز قرار می‌دهند می‌توان سالانه نزدیک به یک میلیون سند از کشورهای مختلف و شهرستان‌ها به این مرکز اضافه می‌شود.

وی اضافه کرد: از دیگر اسناد مهم مرکز اسناد وزارت خارجه برخی سندهای اهدایی مثل سند مکاتبه شخصی فواد روحانی است یا سند مدینه‌شناسی مرحوم نجفی و سندی که استاد تقی‌زاده اهدا کرده است. براساس قوانین نیز تا سال گذشته خدمات پژوهشی تنها به کارشناسی ارشد به بالا ارائه می‌شد که این محدودیت برداشته شده و دانشجویان کارشناسی تا سقف 100 سند دانشجویان فوق لیسانس 150 سند و دانشجویان دکترا 250 سند و اساتید تا 300 سند را می‌توانند مطالبه کنند.

خاکپور همچنین از محرمانه خارج شدن 4 هزار و 700 سند دوران قاجار و پهلوی خبر داد و اظهار داشت: با کاری که از سال 88 آغاز شد نزدیک به 4 هزار و 700 سند مرتبط با دوره قاجار و پهلوی از محرمانه بودن خارج شدند و احتمالا با رونمایی دکتر ظریف در اختیار پژوهشگران قرار می‌گیرند. مرکز اسناد وزارت امور خارجه یک نهاد حاکمیتی است که روابط دیپلماسی را پوشش می‌دهد و ممکن است برداشت‌های متفاوتی درباره محتوای سند بین ما و پژوهشگر به وجود آید و عملا وزارت خارجه خودش تصمیم‌گیری می‌کند چه اسنادی امکان عرضه به پژوهشگر را دارند یا خیر.

رئیس مرکز اسناد وزارت امور خارجه همچنین یادآور شد: یک سال و نیم است که محدودیت یک با استفاده از اسناد مرکز اسناد وزارت امور خارجه برای هر دانشجو برداشته شد و دانشجویان می‌توانند در حین تحصیل تا چندین نوبت درخواست سند داشته باشند.